Susitikimuose turėkite laukimo sales, kad jos būtų saugios ir nekeltų nepatogumų
Laukimo kambariai yra labai geidžiama virtualių konferencijų ekosistemos funkcija. Jie apsaugo jūsų susitikimus nuo bet kokių saugumo problemų, pvz., nepageidaujamų žmonių nukritimo ir trukdymo visam susitikimui. Kiek tai gali būti pražūtinga, tapo visiškai aišku anksčiau šiais metais, naudojant „Zoombombings“.
Nuo tada visi susitikimų vedėjai, nesvarbu, ar jie rengia profesionalius susitikimus, ar užsiėmimus, suprato laukiamojo kambario svarbą.
Kas yra Laukimo kambarys?
Laukimo kambarys virtualioje susitikimų ekosistemoje yra tam tikras buferis. Visi susitikimo dalyviai praeina jį prieš įleidžiami į posėdžių salę. Susitikimo vedėjas visiškai kontroliuoja, ką leisti į susitikimą. Tokiu būdu bet kokie nekviesti svečiai negali tiesiog patekti į susitikimą. Kaip matote, jie yra labai funkcionalūs ir būtini norint apsaugoti jūsų susitikimus.
Kaip naudotis laukimo sale Webex
„Webex“ vartotojai amžinai prašė susitikimuose įrengti laukimo kambarį ar fojė, kur dalyviai galėtų palaukti prieš prisijungdami prie susitikimo. Anksčiau laukimo salę galėjote turėti asmeniniuose susitikimų kambariuose, bet ne suplanuotuose susitikimuose. Tačiau Webex Meeting 40.9 versija tai pakeitė.
Kaip naudotis laukimo sale asmeniniame susirinkimų kambaryje
Kiekvienas Webex vartotojas Webex turi asmeninį susitikimų kambarį, kuriame yra tinkinama nuoroda ir kurios galiojimo laikas niekada nesibaigia. Tai unikali tik jums ir visada pasiekiama; jums nereikia iš anksto jo užsisakyti, kad galėtumėte juo naudotis. Visi improvizuoti susitikimai, kuriuos turite Webex, vyksta šiame asmeniniame susitikimų kambaryje.
Dabar pagal numatytuosius nustatymus susitikimai asmeninėje patalpoje taip pat neturi laukimo salės. Bet jūs galite sukonfigūruoti nustatymus, kad jie būtų tokie. Webex turi galimybę užrakinti susitikimus. Kai susitikimas yra užrakintas, visi dalyviai, kurie bando prie jo prisijungti, patenka į fojė. Tada šeimininkas gali juos įsileisti, jei nori.
Norėdami užrakinti asmeninio kambario susitikimą, eikite į susitikimo įrankių juostą ir spustelėkite piktogramą „Daugiau parinkčių“ (trijų taškų meniu).
Tada meniu įjunkite parinkties „Užrakinti susitikimą“ jungiklį.
Visi dalyviai, kurie prisijungs po to, kai užrakinsite susitikimą, turės laukti fojė. Ekrane gausite pranešimą, kad fojė laukia dalyvių. Spustelėkite jį norėdami peržiūrėti sąrašą.
Galite priimti juos visus vienu spustelėjimu pasirinkę juos visus arba priimti tik tuos dalyvius, kuriuos norite leisti. Pasirinkite dalyvius ir spustelėkite mygtuką „Priimti“.
Dabar turėsite tai padaryti kiekviename asmeninio kambario susitikime, kurį norite užrakinti. Tačiau atsižvelgiant į tai, kad susitikime būsite pirmasis, nes tai vyksta ekspromtu, tai nėra tokia didelė problema. Šis sprendimas puikiai tinka žmonėms, kurie gali nenorėti laukimo salės kiekviename susitikime.
Tačiau žmonėms, kurie nori laukimo salės funkcijų pagal numatytuosius nustatymus visuose susitikimuose, yra kitas būdas. Sukonfigūravus šį mažą nustatymą, kiekvienas asmeninio kambario susitikimas automatiškai užrakinamas, kai tik jis prasideda.
Eikite į webex.com ir prisijunkite prie savo Webex susitikimų erdvės. Kairėje esančiame naršymo meniu spustelėkite „Nuostatos“.
Tada eikite į „Mano asmeninis kambarys“.
Atsidarys jūsų asmeniniai kambario nustatymai. Slinkite žemyn iki nustatymo „Automatinis užraktas“. Tada spustelėkite šalia jo esantį žymimąjį laukelį, kad jį pasirinktumėte.
Kai jį pasirinksite, bus galima spustelėti išskleidžiamąjį laiko meniu. Spustelėkite jį ir iš parinkčių pasirinkite „0“.
Tada spustelėkite mygtuką „Išsaugoti“.
Dabar visose jūsų asmeninėse posėdžių salėse pagal numatytuosius nustatymus bus laukiamasis kambarys.
Pastaba: Kad galėtumėte priimti žmones iš fojė į užrakintą susitikimą, turėtumėte naudoti Webex Meetings darbalaukio programą, Webex Teams darbalaukio programėlę arba Cisco Webex debesyje registruotą kambarį ar stalinį įrenginį. Priešingu atveju negalėsite įleisti žmonių neatrakinę susitikimo.
Kaip naudotis laukimo sale suplanuotame susitikime
Suplanuotiems susitikimams ypač svarbu turėti laukiamąjį. Jei kiti dalyviai atvyksta prieš šeimininką, jie turi būti laukiamajame, iš kurio šeimininkas galėtų juos įleisti.
Tačiau anksčiau suplanuotame Webex susitikime negalėjote turėti šios laukiamosios patalpos funkcijos. Visi dalyviai, atvykę prieš šeimininką, negalėjo prisijungti prie susirinkimo, jei susitikimas buvo užrakintas. Atvykus šeimininkui, jie turėjo atsigaivinti ir bandyti vėl prisijungti prie susitikimo. Kaip galite įsivaizduoti, tai visai neintuityvu. Kaip dalyvis gali žinoti apie šeimininko atvykimą į susitikimą?
Tačiau nuo Webex 40.9 versijos suplanuotų susitikimų svečiams galite turėti laukimo kambarį. Svečiai yra vartotojai, kurie nėra prisijungę prie savo „Webex“ paskyrų, arba išoriniai naudotojai, kurie jūsų svetainėje neturi Webex paskyros. Taigi visi svečiai, atvykę anksčiau nei šeimininkas, turės laukti posėdžių salėje. Bet visi organizacijos nariai, atvykę anksčiau nei šeimininkas, galės prisijungti tiesiogiai.
Eikite į webex.com ir prisijunkite prie savo susitikimų erdvės. Tada kairėje esančiame naršymo meniu eikite į „Susitikimai“.
Norėdami suplanuoti naują susitikimą, spustelėkite mygtuką „Tvarkaraštis“.
Arba taip pat galite redaguoti anksčiau suplanuotą susitikimą naudodami naujus nustatymus. Atidarykite susitikimą ir spustelėkite mygtuką „Redaguoti“.
Tada suplanavę susitikimą taip, kaip darytumėte, slinkite žemyn ir spustelėkite „Rodyti išplėstines parinktis“.
Po juo bus išplėstos kelios parinktys. Spustelėkite „Planavimo parinktys“.
Planavimo parinktyse eikite į „Atrakinti susitikimai“. Numatytasis šios parinkties nustatymas yra „Svečiai gali prisijungti prie susitikimo“. Spustelėkite radijo mygtuką „Svečiai laukia vestibiulyje, kol šeimininkas juos įleis“, kad jį pasirinktumėte.
Dabar, kaip ir asmeninio susitikimų kambario nustatymuose, matysite parinktį „Automatinis užraktas“. Gali kilti klausimas, kodėl tiesiog negalite užrakinti susitikimo, kad įjungtumėte laukimo kambarį, kaip ir asmeniniuose susitikimų kambariuose.
Vien tik užrakinus susitikimą neįjungus ankstesnio nustatymo, laukimo salė svečiams, atvykstantiems anksčiau už šeimininką, nebus sukurta. Vietoj to, jie tiesiogiai patektų į susitikimą. Taigi svarbu įjungti ankstesnę parinktį. Tačiau taip pat svarbu atsiminti, kad tai sukuria tik laukimo kambarį, kol prisijungiate prie susitikimo. Norėdami sukurti laukimo kambarį po to, turite užrakinti susitikimą.
Dabar galite įjungti „Automatinį užraktą“ planuodami susitikimą arba galite užrakinti susitikimą susitikimo įrankių juostoje, kai prisijungiate prie susitikimo; tai visiškai priklauso nuo jūsų. Kai susirinkimas bus užrakintas, visi dalyviai, svečiai ir organizacijos nariai turės pereiti laukimo kambarį.
Galiausiai spustelėkite mygtuką „Išsaugoti“ arba „Tvarkaraštis“.
Suplanuotiems susitikimams nėra bendros parinkties, kuri sukurtų laukimo kambarį kiekvienam susitikimui. Šiuos veiksmus turėsite atlikti kiekviename suplanuotame susitikime.
Laukimo kambariai virtualiame susitikime yra nepaprastai svarbūs, kad būtų išvengta bet kokių nesėkmių. Ir nors Webex susitikimuose galite turėti laukiamąjį, mechanika nėra tokia paprasta ir nesudėtinga. Tačiau kai žinosite, kaip tai padaryti, galite užtikrinti, kad jūsų susitikimai būtų tokie saugūs, kokie turėtų būti.