Jei norite spausdinti pašto siuntų etiketes iš adresų sąrašo, kurį laikote „Excel“ skaičiuoklėje, galite naudoti „Microsoft Word“ pašto suliejimo funkciją.
„Microsoft Excel“ yra ideali vieta klientų kontaktinei ir adresų informacijai saugoti. „Excel“ galite lengvai tvarkyti adresų sąrašą / adresų sąrašą. Tačiau pašto etikečių, vokų, sveikinimo atvirukų ar kitų dalykų spausdinimas gali būti sunkus darbas.
Tarkime, kad norite siųsti masinius laiškus į adresų sąrašą, kurį laikote „Excel“ skaičiuoklėje. Geriausias būdas tai padaryti yra naudojant „Microsoft Word“ laiškų suliejimo funkciją. Sukūrę laiškų suliejimo dokumentą programoje „Microsoft Word“ ir susieję jį su „Excel“ darbalapiu, galite perkelti duomenis iš „Excel“ sąrašo į spausdinamas etiketes, skirtas siųsti paštu.
Kaip sukurti pašto etiketes „Word“ iš „Excel“ lapo
Naudodami „Microsoft Word“ laiškų suliejimo funkciją, iš „Excel“ lapo galite sukurti pašto etikečių lapą, kurį galite spausdinti. Jei nežinote, kaip masiškai spausdinti etiketes iš „Excel“, perskaitykite šį nuoseklų vadovą.
Paruoškite savo pašto adresų sąrašą programoje „Excel“.
Norėdami sukurti ir spausdinti pašto etiketes, pirmiausia turite tinkamai nustatyti darbalapį. Įveskite stulpelio antraštę pirmame kiekvieno stulpelio langelyje ir užpildykite atitinkamą informaciją po tomis stulpelių antraštėmis. Kadangi norime sukurti pašto etiketes, sukurkite stulpelį kiekvienam elementui, kurį norite pridėti prie etikečių (pvz., vardas, pavardė, adresas ir kt.).
Pavyzdžiui, jei ketinate kurti pašto etiketes iš „Excel“ lapo, jame tikriausiai bus ši pagrindinė kontaktinė informacija (kaip stulpelių antraštės):
- Pirmas vardas
- Pavardė
- Gatvės adresas
- Miestas
- valstybė
- Pašto kodas
Žiūrėkite žemiau esančią ekrano kopiją:
Įvesdami duomenis programoje „Excel“, suskirstykite informaciją į atskirus stulpelius. Pavyzdžiui, užuot sukūrę vieną vardo stulpelį, padalinkite pavadinimą į atskirus stulpelius, tokius kaip pavadinimas, vardas, antrasis vardas, pavardė, kad būtų lengviau sujungti duomenis su Word dokumentu.
Įvesdami duomenis įsitikinkite, kad darbalapyje nėra tuščių eilučių ar stulpelių. Baigę įvesti duomenis, išsaugokite darbalapį.
Pavadinkite adresų sąrašą
Sukūrę duomenų rinkinį, pavadinkite darbalapyje pateiktus duomenis. Padaryti tai,
„Excel“ lape pasirinkite adresų sąrašą, įskaitant antraštes. Tada eikite į skirtuką „Formulės“ ir grupėje „Apibrėžti vardai“ spustelėkite „Apibrėžti pavadinimą“.
Atsidarys naujas dialogo langas, įveskite pavadinimą laukelyje "Vardas" ir spustelėkite "Gerai". Jei pavadinime yra daugiau nei vienas žodis, tarp jų pridėkite pabraukimo brūkšnį (_) (tarpo ar brūkšnelio negalima).
Patvirtinkite failo formatą
Norėdami spausdinti etiketes, turėsite prijungti „Word“ dokumentą prie „Excel“ darbalapio, kuriame yra adresų sąrašas. Jei „Word“ prie „Excel“ jungiate pirmą kartą, turėsite įjungti konvertavimo formatą, kuris leis konvertuoti failus tarp dviejų „Microsoft“ programų.
Norėdami tai padaryti, pirmiausia atidarykite „Microsoft Word“ programą. Spustelėkite skirtuką „Failas“ ir kairiosios srities apačioje pasirinkite „Parinktys“.
Atsidarys naujas langas „Word Options“. Kairiojoje srityje spustelėkite „Išplėstinė“ ir slinkite žemyn į skyrių „Bendra“. Pažymėkite parinktį „Patvirtinti failo formato konvertavimą atidarius“ ir spustelėkite „Gerai“. Tai leis lengvai importuoti duomenis iš „Excel“.
„Word“ nustatykite laiškų suliejimo dokumentą
Tada turite nustatyti pagrindinį etikečių dokumentą MS Word, skirtą pašto etiketėms, kurias norite pridėti.
Atidarykite tuščią „Word“ dokumentą. Eikite į „Laiškai“ ir spustelėkite piktogramą „Pradėti laiškų suliejimą“. Tada išskleidžiamajame meniu pasirinkite parinktį „Etiketės“.
Taip pat galite pasirinkti parinktį „Žingsnis po žingsnio laiškų suliejimo vedlys“, kuris padės jums atlikti šį procesą.
Atsidarys dialogo langas „Etiketės parinktys“. Čia galite pasirinkti etiketės tiekėją ir gaminio numerį. Pardavėju renkamės 3M etikečių gamintoją, nes būtent tokį prekės ženklą naudojame. Bet jei naudojate tam tikrą pardavėją, pvz. Aver, tuomet galite juos pasirinkti.
Tada spustelėkite mygtuką „Išsami informacija“ apatiniame kairiajame etikečių parinkčių lango kampe ir atsidarys naujas dialogo langas. Čia galite pakeisti etiketės paraštes, aukštį, plotį, žingsnį ir dydį. Atlikę pakeitimus spustelėkite „Gerai“.
Dabar „Word“ puslapis atrodys taip:
Prijunkite darbalapį prie „Word“ etikečių
Dabar „Microsoft Word“ nustatėte tuščias etiketes, kad gautumėte informaciją iš „Excel“. Tada turėtumėte prijungti „Word“ dokumentą prie darbalapio, kuriame yra jūsų adresų / adresų sąrašas, kad perkeltumėte duomenis į savo etiketes.
Eikite į „Word“ dokumento skirtuką „Laiškai“ ir pasirinkite parinktį „Pasirinkti gavėjus“. Išskleidžiamajame meniu spustelėkite parinktį „Naudoti esamą sąrašą“.
Lange Pasirinkti duomenų šaltinį eikite į „Excel“ skaičiuoklę su adresatų sąrašu, pasirinkite failą ir spustelėkite „Atidaryti“.
Jei matote dialogo langą Patvirtinti duomenų šaltinį, pasirinkite „OLE DB duomenų bazės failai“ ir spustelėkite mygtuką „Gerai“.
Atsiras kitas iššokantis langas, pavadintas Pasirinkti lentelę. Jei pavadinote savo adresų sąrašą (Customer_Mailing_List), pasirinkite jį ir spustelėkite „Gerai“. Jei ne, pasirinkite darbalapį, kuriame yra jūsų sąrašas, ir spustelėkite „Gerai“.
Kaip matote, žodis dokumentas dabar užpildytas adresų etiketėmis, kuriose parašyta „Kitas įrašas“.
Redaguoti laiškų suliejimo gavėjų sąrašą
Skirtuke „Laiškai“ spustelėkite parinktį „Redaguoti gavėjų sąrašą“.
Atsidarys langas „Laiškų suliejimo gavėjai“, kuriame bus išvardyti visi gavėjai iš jūsų adresų sąrašo. Visi bus pasirinkti pagal numatytuosius nustatymus. Čia galite rūšiuoti, filtruoti, pridėti arba pašalinti gavėjus iš sąrašo.
Išvalykite žymimąjį laukelį šalia gavėjų, kurių nenorite įtraukti į etiketes, vardų.
Pridėkite laiškų suliejimo laukus
Dabar prie dokumento turite pridėti laiškų suliejimo laukus, kad galėtumėte užbaigti suliejimą. Kai prie etikečių pridedate laiškų suliejimo laukus, tie laukai taps darbalapio stulpelių antraščių rezervuotais ženklais. Kai sujungimas bus atliktas, rezervuotos vietos bus pakeistos duomenimis iš jūsų Excel adresų sąrašo.
Norėdami pridėti laiškų suliejimo laukus, skirtuke Pašto siuntimas spustelėkite „Adreso blokas“ grupėje Rašyti ir įterpti laukus.
Čia galite nurodyti atitinkamą formatą, kad gavėjo vardas būtų rodomas etiketėje. Skiltyje „Peržiūra“ matote pasirinkto adreso šablono peržiūrą. Spustelėkite „Gerai“, kad pridėtumėte laukus.
Jei trūksta adresų bloko dalių arba jos nesutampa su pasirinktu adreso formatu, tai reiškia, kad adresų sąrašo stulpelių antraštės programoje Excel skiriasi nuo numatytųjų Word laiškų suliejimo laukų. Spustelėkite mygtuką „Suderinti laukus“, kad suderintumėte tinkamus laukus su laukais, reikalingais adreso blokui.
Lange „Atitikti laukus“ patikrinkite, ar privalomi adreso bloko laukai atitinka darbaknygės stulpelį. Jei ne, spustelėkite šalia reikiamo lauko esantį išskleidžiamąjį mygtuką ir suderinkite jį su „Excel“ failo stulpelio antrašte. Baigę spustelėkite „Gerai“.
Dabar „Adreso blokas“ bus rodomas pirmoje jūsų dokumento etiketėje.
Tada turite nukopijuoti pirmosios etiketės formatą ir išdėstymą (<>) į likusias Word dokumento etiketes. Norėdami tai padaryti, spustelėkite „Atnaujinti etiketes“, esančią srityje Rašyti ir įterpti, esančiame skirtuke Laiškai.
Atlikite laiškų suliejimą
Prieš sujungdami „Word“ dokumentą ir „Excel“ failą, pažiūrėkime, kaip atrodys baigtos etiketės.
Norėdami peržiūrėti rezultatus, viršutinėje juostoje pasirinkite parinktį „Peržiūrėti rezultatus“.
Dabar galite atlikti faktinį laiškų suliejimą.
Šiuo metu peržiūrimą etiketę galite formatuoti skirtuke Pagrindinis. Jūs netgi galite pakeisti etikečių šrifto tipą, šrifto dydį, šrifto spalvą ir kt. Baigę formatuoti šiuo metu peržiūrimą etiketę, skirtuke Laiškai spustelėkite „Atnaujinti etiketes“, kad pritaikytumėte formatavimą visoms etiketėms.
Norėdami atlikti sujungimą, eikite į skirtuką „Laiškai“, spustelėkite parinktį „Baigti ir sujungti“ grupėje „Baigti“. Išskleidžiamajame meniu pasirinkite parinktį „Redaguoti atskirus dokumentus“.
Bus paragintas nedidelis iššokantis langas, pavadintas „Sujungti į naują dokumentą“. Tada skiltyje Sujungti įrašus pasirinkite „Visi“ ir spustelėkite „Gerai“, kad užbaigtumėte.
Dabar informacija iš jūsų adresų sąrašo bus perkelta į jūsų etiketes ir pasirodys naujas dokumentas su pašto etiketėmis iš jūsų „Excel“ adresų sąrašo. Dabar galite redaguoti, formatuoti, spausdinti ir išsaugoti šį etiketės dokumentą kaip ir bet kurį kitą Word dokumentą.
Papildomas patarimas: Pridėti kraštines prie Etikečių
Sunku iškirpti etiketes be kraštų. Norėdami pridėti kraštinių, spustelėkite pliuso (+) piktogramą viršutinėje kairėje teksto pusėje.
Dabar pasirinktos visos dokumento etiketės, slankiajame meniu spustelėkite piktogramą „Border“ ir iš parinkčių spustelėkite „Visos sienos“.
Iš karto pamatysite sienas tarp skirtingų etikečių.
Dabar belieka atsispausdinti etiketes, jas supjaustyti, įklijuoti ant laiškų ir išsiųsti laiškus.