Užsirašykite automatinius užrašus susitikime naudodami „Microsoft Teams“ tiesioginės transkripcijos funkciją.
„Microsoft Teams“ anksčiau buvo gana priekyje „Workstream Collaboration“ programų gausoje. Tačiau pastaruoju metu jis dar labiau stumia savo ribas, kad išliktų aktualus besikeičiančiais laikais. Dėl drastiškų pokyčių visoje lygtyje, susijusioje su mūsų darbo būdu ir žiauriai konkurencija, Microsoft Teams nuolat pristato savo A žaidimą.
Naujausias Teams siūlomų funkcijų arsenalo papildymas yra tiesioginių susitikimų transkripcijos. Tiesioginės transkripcijos pasiekiamos susitikimo metu ir jums nereikia įrašyti susitikimo, kad sukurtumėte šias transkripcijas.
Transkripcijos gali labai pagerinti jūsų susitikimo patirtį. Jie ne tik padaro jūsų susitikimus produktyvesnius automatizuodami susitikimų užrašus. Nors nereikės užsirašyti rankiniu būdu, yra didelis pliusas. Jie taip pat padaro susitikimus labiau įtraukiančius dalyvius, kurie yra kurtieji ar neprigirdintys, yra triukšmingoje vietoje arba kurių kalbos mokėjimo lygis skiriasi.
Kuo skiriasi transkripcija nuo tiesioginių subtitrų?
„Microsoft Teams“ jau ilgą laiką turi tiesioginio subtitrų funkciją. Taigi, kuo ypatingos susitikimų transkripcijos? Didžiausias skirtumas yra prieinamumas.
Transkripcijas galima gauti po susitikimo. Ir jūs galite juos atsisiųsti ir dalytis su bet kuo. Būtent todėl mes juos pavadinome „automatiniais susitikimų užrašais“. Tačiau Teams subtitrų neišsaugo.
Be to, kai įgalinate antraštes, jie matomi tik jums, o transkripcija matoma visiems, nors vartotojai gali pasirinkti jį paslėpti.
Jei pagrindinė priežastis, dėl kurios norite įjungti transkripciją, yra padaryti susitikimą įtraukesnį ir prieinamesnį, galite naudoti transkripcijas arba antraštes. Tačiau norint turėti viso susitikimo įrašą, reikia perrašyti.
Būtinos sąlygos naudoti transkripciją „Misrosoft Teams“.
Yra keletas eilučių, susijusių su transkripcijos naudojimu „Microsoft Teams“. Pirma, ji pasiekiama tik suplanuotiems susitikimams, o ne kanalo ar susitikimams „Susipažin dabar“. Taigi, jei jūsų darbotvarkė yra įtraukimas ir geresnis supratimas ekspromtu arba kanalo susitikime, galite pasirinkti tiesioginius subtitrus.
Be to, ši funkcija pasiekiama tik tada, kai kalbama JAV anglų kalba. Be to, jis gali būti naudojamas tik iš darbalaukio programos ir yra prieinamas tik tam tikroms licencijoms. Iš esmės tai reiškia, kad „Microsoft Teams“ nemokami vartotojai ir neįtraukti licencijų tipai neturi prieigos prie šios funkcijos.
Organizacijos, turinčios šias licencijas, turi prieigą prie „Transkripcijos“ komandose: „Office 365 E1“, „Office 365 A1“, „Office 365“ / „Microsoft 365 A3“, „Office 365“ / „Microsoft 365 A5“, „Microsoft 365 F1“, „Office 365“ / „Microsoft 365 F3“, „Microsoft 365 Business Basic“, „Microsoft 365 Business Standard“, „Microsoft 365 Business Premium“ SKU.
GCC, GCC-High ir DoD vartotojai negali naudotis šia funkcija.
Transkripciją organizacijai taip pat turėtų įjungti IT administratorius. Jei nerandate transkripcijos parinkties, turite susisiekti su administratoriumi.
Transkripcijos įgalinimas jūsų organizacijai
Jei esate savo organizacijos IT administratorius, eikite į Teams administravimo centrą.
Organizacijos IT administratoriai gali įgalinti transkripciją visiems, įtraukdami tai į pasaulinę politiką, arba atrinkti žmones, turėdami skirtingas strategijas skirtingiems vartotojams.
Kairėje esančiame naršymo skydelyje spustelėkite parinktį „Susitikimai“.
Po juo bus išplėstos kelios parinktys. Iš jų pasirinkite „Susitikimų politika“.
Norėdami įgalinti parinktį visai organizacijai, spustelėkite parinktį arba „Visuotinis (numatytoji visos organizacijos)“.
Slinkite žemyn iki skyriaus „Garsas ir vaizdo įrašas“. Tada įsitikinkite, kad įjungta parinktis „Leisti transkripciją“.
Jei norite jį pasirinktinai įjungti, turite dvi parinktis. Galite ją įjungti visoje organizacijoje, tada sukurti tinkintą politiką, kai transkribavimo parinktis neįjungta, ir priskirti politiką vartotojams, kuriems nenorite pasiekti šios funkcijos. Arba galite eiti visiškai priešinga kryptimi, kur parinktis neįjungta visame pasaulyje, o tik tinkintoje politikoje ir galite priskirti ją vartotojams, kuriems norite pasiekti šią funkciją.
Norėdami sukurti naują susitikimo politiką, eikite į puslapį „Susitikimų politika“ ir spustelėkite mygtuką „Pridėti“.
Suteikite politikos pavadinimą ir sukonfigūruokite ją taip, kaip norite. Spustelėkite mygtuką „Išsaugoti“.
Norėdami priskirti politiką vartotojams, pasirinkite ją ir spustelėkite mygtuką „Tvarkyti vartotojus“.
Dešinėje pasirodys skydelis. Suraskite naudotojus, kuriems norite priskirti politiką, ir spustelėkite mygtuką „Taikyti“.
Taip pat galite priskirti strategijas bet kuriai organizacijos naudotojų grupei.
Transkripcijos funkcijos naudojimas susitikimuose
Šios funkcijos naudojimas susitikimuose yra pasivaikščiojimas parke. Tačiau atminkite, kad galite perrašyti tik suplanuotus susitikimus. Pradėkite arba prisijunkite prie suplanuoto susitikimo iš kalendoriaus įvykio.
Susitikimo organizatorius ir žmonės iš to paties nuomininko gali pradėti transkripciją. Svečiai, žmonės iš kito nuomininko ir anoniminiai vartotojai (žmonės, kurie nenori būti identifikuojami transkripcijose) negali pradėti transkribavimo susitikime.
Norėdami pradėti transkripciją, susitikimo įrankių juostoje eikite į „Daugiau veiksmų“.
Tada iš parinkčių pasirinkite „Pradėti transkripciją“.
Pamatysite pranešimą, kad transkripcija prasidėjo, ir turėtumėte pranešti visiems, kad jie transkribuojami. Tačiau kiti dalyviai taip pat matys pranešimą, kad susitikimas yra transkribuojamas. Nepaisant to, turėtumėte informuoti visus dalyvius, kurie prisijungė telefonu.
Dešinėje atsiras transkripcijos skydelis. Stenogramoje taip pat bus dalyvio vartotojo vardas ir profilio piktograma, taip pat laiko žyma.
Visi susitikimo dalyviai gali bet kada rodyti arba slėpti nuorašo skydelį. Spustelėkite mygtuką „Uždaryti“ skydelyje, kad jį paslėptumėte.
Taip pat galite eiti į meniu Daugiau veiksmų ir pasirinkti „Slėpti nuorašą“.
Norėdami rodyti skydelį, meniu Daugiau veiksmų pasirinkite „Rodyti nuorašą“.
Susitikimo organizatorius ir pranešėjai gali sustabdyti transkribavimą ir paleisti jį iš naujo bet kuriuo susitikimo metu. Norėdami sustabdyti transkripciją, eikite į meniu Daugiau veiksmų ir pasirinkite „Sustabdyti transkripciją“.
Visi gaus pranešimą, kad nustojote perrašyti. Transkripcija automatiškai sustos, kai visi išeis iš susitikimo.
Transkripcijos atsisiuntimas ir bendrinimas
Susitikimo stenogramas galima atsisiųsti automatiškai po susitikimo kalendoriaus įvykyje. Kairėje esančiame naršymo skydelyje eikite į „Kalendorius“.
Tada atidarykite suplanuoto susitikimo įvykį.
Susitikimo puslapio viršuje bus papildomas skirtukas: „Įrašai ir nuorašai“.
Ten bus galima peržiūrėti visą nuorašą. Norėdami jį atsisiųsti, spustelėkite atsisiuntimo mygtuką.
Galite atsisiųsti stenogramą kaip .vtt failą (populiarus nuorašų formatas) arba .docx failą (Word dokumentą).
Transkripcijas galima atsisiųsti iš dalyvio paskyrų, kol susitikimo organizatorius jų neištrins.
Mobilieji dalyviai nemato transkripcijos mobiliojoje programėlėje. Kad jis būtų pasiekiamas mobiliesiems dalyviams, atsisiųskite failą ir įkelkite jį į pokalbį. Eikite į susitikimo pokalbį ir spustelėkite mygtuką „Pridėti“, kad įkeltumėte failą.
Mobilieji dalyviai gali rasti failą savo pokalbyje.
Savo tapatybės slėpimas transkripcijose
Komandos gali identifikuoti kalbantį asmenį, o susitikimų transkripcijose automatiškai įtraukiamas vartotojo vardas ir asmens vardas. Jei norite išlikti anonimiški transkripcijose, galite paslėpti savo tapatybę. Bet jūs turite tai padaryti prieš susitikimą.
Spustelėkite piktogramą „Nustatymai ir daugiau“ (trijų taškų meniu), esančią šalia savo profilio piktogramos pavadinimo juostoje. Tada meniu pasirinkite „Nustatymai“.
Atsidarys nustatymai. Kairėje esančiame naršymo meniu eikite į „Antraštės ir nuorašai“.
Tada išjunkite jungiklį „Automatiškai identifikuoti mane antraštėse ir nuorašuose“.
Transkripcijos yra puiki funkcija, o „Microsoft Teams“ tikrai palengvina jo naudojimą. Taigi kitą kartą, kai norėsite užsirašyti susitikimo užrašus arba padaryti susitikimo turinį prieinamą visiems, galite perrašyti visą susitikimą.