Sąlyginis formatavimas leidžia paryškinti svarbius duomenis ir pritaikyti specifinį formatavimą langeliams, kurie atitinka tam tikrus kriterijus.
„Excel“ sąlyginis formatavimas yra galinga funkcija, leidžianti pakeisti langelių formatą pagal sąlygą (arba kriterijus). Sąlyginis formatavimas padeda paryškinti, pabrėžti arba atskirti duomenis, saugomus „Excel“ skaičiuoklėje.
Visos sąlyginio formatavimo taisyklės pagrįstos paprasta logika: Jei sąlygos teisingos, bus taikomas specifinis formatavimas; jei sąlygos klaidingos, formatavimas nebus taikomas.
Sąlyginis formatavimas padeda paryškinti svarbius duomenų rinkinio duomenis, pabrėžti anomalijas ir vizualizuoti duomenis naudojant duomenų juostas, spalvas ir piktogramų rinkinius. Šioje mokymo programoje išnagrinėsime, kaip taikyti sąlyginį formatavimą, kad paryškintume langelius ar langelių diapazonus pagal sąlygą.
Kaip taikyti „Excel“ sąlyginį formatavimą
Pavyzdžiui, jūs esate atsakingas už didelio atsargų sąrašo tvarkymą su keliomis prekėmis ir atitinkamu jų kiekiu sandėlyje. Ir jei tam tikros prekės kiekis sandėlyje yra mažesnis, tarkime, 50, svarbu tai žinoti, kad galėtumėte papildyti atsargas.
Jei tame inventorių sąraše yra duomenų rinkinys su šimtais eilučių, nėra labai efektyvu ieškoti eilutėse po eilutės, kad pamatytumėte, ar tame stulpelyje yra skaičių, mažesnių nei 50. Štai čia praverčia sąlyginio formatavimo funkcija. Keliais pelės paspaudimais galite paryškinti visas stulpelio reikšmes, kurios yra mažesnės nei 50.
Sąlyginis formatavimas su paryškinimo taisyklėmis
Mūsų pavyzdyje turime darbalapį, kuriame yra kai kurių produktų pardavimo įrašai. norime pabrėžti sumą, kuri yra mažesnė nei 500 pardavimų.
Norėdami tai padaryti, pirmiausia pasirinkite langelių diapazoną, kuriam norite taikyti taisyklę (sąlygą). Mūsų pavyzdyje norime paryškinti sumą, kuri yra mažesnė nei 500 stulpelyje „Suma“, todėl pasirinkite D stulpelį. Galite paryškinti vertes langelių diapazone arba keliuose langelių diapazonuose arba net visame lape.
Tada eikite į skirtuką „Pagrindinis“ ir spustelėkite „Sąlyginis formatavimas“. Išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Paryškinti langelių taisykles“ ir, kadangi norime rasti mažiau nei 500 reikšmių, spustelėkite parinktį „Mažiau nei“. „Excel“ siūlo septynias iš anksto nustatytas paryškinimo taisykles. Duomenims paryškinti galite naudoti bet kurį iš jų.
Tada pasirodys dialogo langas „Mažiau nei“. Įveskite „500“ laukelyje „Formatuoti langelius, kurių dydis MAŽESNIS“ ir šalia jo esančiame išskleidžiamajame meniu pasirinkite paryškinimo formatavimą.
Dabar langeliai, kurių reikšmės yra mažesnės nei 500, bus paryškinti pasirinktu formatavimu.
Pažiūrėkime, kaip paryškinti reikšmes, kuriose yra konkreti teksto eilutė. Šiame pavyzdyje norime pabrėžti visus darbuotojus iš Naujojo Pietų Velso (NSW).
Norėdami tai padaryti, eikite į skirtuką Pagrindinis -> Sąlyginis formatavimas -> Paryškinkite langelių taisykles -> Tekstas, kuriame yra.
Galite naudoti kitas parinktis horizontaliajame išskleidžiamajame meniu „Paryškinti langelių taisykles“, kad paryškintumėte pasikartojančias reikšmes, datas, daugiau nei, lygus arba tarp reikšmių.
Dialogo lange Tekstas, kuriame yra, įveskite „NSW“ ir pasirinkite formatavimą, tada spustelėkite „Gerai“.
Rezultatas:
Sąlyginis formatavimas naudojant viršutines / apatines taisykles
Viršutinės / apatinės taisyklės yra kitos naudingos integruotos iš anksto nustatytos sąlyginio formatavimo taisyklės, pasiekiamos programoje „Excel“. Šios taisyklės leidžia atkreipti dėmesį į didžiausią (n) elementų skaičių, didžiausią (n) procentų skaičių, apatinį (n) elementų skaičių, apatinį (n) procentų skaičių arba langelių reikšmes, kurios yra didesnės. vidutinis arba žemesnis už vidurkį.
Tarkime, kad skaičiuoklėje turite mokinio pažymių įrašą ir norite sužinoti 10 geriausių atlikėjų (10 geriausių reitingų) iš šio sąrašo. Naudodami sąlyginį formatavimą galite paryškinti 10 geriausių arba 15 geriausių ženklų arba bet kokį (n) skaičių geriausių elementų. Norėdami paryškinti 10 populiariausių elementų langelių diapazone, pirmiausia lentelėje pasirinkite diapazoną (Iš viso).
Tada eikite į „Sąlyginis formatavimas“, išplėskite „Viršutinės / apatinės taisyklės“ ir pasirinkite parinktį „10 geriausių elementų...“.
Dialogo lange „10 populiariausių elementų“ pakeiskite eilių skaičių naudodami mažas rodykles kairiajame lauke. Jei norite pažymėti 20 geriausių reitingų (bendras balas) savo pažymių sąraše, tada nustatykite skaičių į 20. Numatytasis jau yra 10, todėl mes jį paliekame. Dešiniajame lauke pasirinkite langelio formatavimą ir spustelėkite „Gerai“
10 geriausių taškų iš stulpelio „Iš viso“ yra paryškinti, kaip parodyta toliau.
Tarkime, kad to paties pažymių lapo stulpelyje „Egzaminas 1“ norite rasti žemesnių nei vidutinių balų. Norėdami tai padaryti, eikite į skirtuką Pagrindinis -> Sąlyginis formatavimas -> Viršutinės / apatinės taisyklės -> Žemiau vidurkio.
Užuot pasirinkę vieną iš iš anksto nustatytų sąlygų, galite nustatyti savo sąlyginį formatavimą. Norėdami sukurti savo formatavimą, lange „Mažiau nei vidutinis“ pasirinkite parinktį „Pasirinktinis formatas“.
Atsidarys naujas langelių formatavimo langas, kuriame galėsite tinkinti formatavimo langelius. Renkamės oranžinę spalvą, kad paryškintume žemesnius nei vidutinius ženklus. Baigę du kartus spustelėkite „Gerai“, kad pamatytumėte rezultatą.
Rezultatas:
Taikyti duomenų juostas
Duomenų juostos yra tiesiog horizontalios juostos jūsų langeliuose. Juostos dydis yra susijęs su langelio verte, atitinkančia kitų pasirinkto diapazono langelių vertę. Tai reiškia, kad trumpos juostos reikšmė yra maža, palyginti su kitomis langelio reikšmėmis, o ilga juosta reiškia, kad vertė yra didelė, palyginti su kitomis langelio reikšmėmis.
Pirmiausia pasirinkite langelių diapazoną, kurį norite vizualizuoti duomenų juostose.
Tada skirtuke „Pagrindinis“ eikite į „Sąlyginis formatavimas“, tada išskleidžiamajame meniu išplėskite „Duomenų juostos“ ir pasirinkite duomenų juostą.
Skirtumas tarp duomenų juostos formato ir kitų formatų yra tas, kad jis rodomas visuose langeliuose, o ne atitinka tam tikrą sąlygą.
Taikyti spalvų skales
Spalvų skalės yra labai panašios į duomenų juostas, nes jos abi koreliuoja atskiro langelio vertę su kitų langelių reikšme pasirinktame diapazone. Tačiau duomenų juostos vizualizuoja langelio reikšmę pagal juostos ilgį, o spalvų skalės tai daro su spalvų gradientais.
Kiekviena spalvų skalės parinktis naudoja dviejų arba trijų spalvų gradiento modelius. Viena spalva priskiriama didžiausioms reikšmėms, kita spalva – mažiausioms reikšmėms, o visos kitos vertės tarp jų gaunamas šių dviejų spalvų mišinys.
Tam naudosime tą patį pavyzdį, kurį naudojome duomenų juostoms. Pasirinkite langelių diapazoną, eikite į Pagrindinis puslapis -> Sąlyginis formatavimas -> Spalvų skalės. Tada horizontaliajame išskleidžiamajame meniu Spalvų skalės pasirinkite spalvų diapazoną.
Kai pasirinkome pirmą spalvų diapazoną, raudona spalva priskiriama mažiausia reikšmei, žalia spalva – didžiausiai, o visos tarp jų esančios reikšmės yra skiriamos spalvos, kurios yra raudonos ir žalios spalvų mišinys (kaip parodyta toliau). Kadangi geltona spalva gaunama derinant raudoną ir žalią vienodu intensyvumu, jai priskiriamos ląstelės su vidutinėmis reikšmėmis.
Taikyti piktogramų rinkinius
Piktogramų rinkiniai yra dar vienas būdas vizualizuoti duomenis kiekvienoje langelyje ir koreliuoti ląsteles viena su kita.
Pasirinkite langelius ir spustelėkite Pagrindinis -> Sąlyginis formatavimas -> Piktogramų rinkiniai. Galite pasirinkti bet kurį iš šių piktogramų rinkinių, kurie labiau tinka jūsų poreikiams. Mūsų pavyzdyje pasirinksime pirmąją parinktį, esančią skiltyje Kryptis.
Raudonos, geltonos ir žalios rodyklės, atitinkamai nurodančios žemas, vidutines arba brangias prekes.
Pašalinkite sąlyginį formatavimą
Norėdami pašalinti sąlyginį formatavimą, grįžkite į parinktį „Sąlyginis formatavimas“ skirtuke „Pagrindinis“ ir spustelėkite „Išvalyti taisykles“. Tada pasirinkite, kurias taisykles norite išvalyti.
Pasirinksime „Išvalyti taisykles iš viso lapo“, kad pašalintume visą sąlyginį formatavimą iš darbalapio.
Dabar jūs sužinojote, kaip naudoti sąlyginį formatavimą, kad formatuotumėte langelius su iš anksto nustatyta „Excel“ sąlyga.