Galite patikrinti, ar nėra rašybos klaidų viename langelyje, keliuose langeliuose, visame darbalapyje, keliuose darbalapiuose arba visoje „Excel“ darbaknygėje.
Daugelis žmonių žino apie „Microsoft Word“ ir „Powerpoint“ rašybos tikrinimo ir automatinio taisymo funkcijas, tačiau ar žinote, kad „MS Excel“ taip pat palengvina rašybos tikrinimo funkciją. Jis nėra toks galingas ir pažangus kaip Word, tačiau siūlo pagrindines rašybos tikrinimo funkcijas. Tai leidžia patikrinti žodžių rašybą darbalapių langeliuose ir įsitikinti, kad lapai yra be klaidų.
Skirtingai nei Microsoft Word ir PowerPoint, Excel automatiškai netikrina gramatikos problemų ir netikrina rašybos, kai vedate tekstą (pabraukiant juos raudonai). MS Excel praneš apie rašybos klaidas tik tada, kai rankiniu būdu paleisite rašybos tikrinimo funkciją. Be to, „Excel“ netikrina gramatikos klaidų.
Dažniausiai Excel rašybos klaidas ignoruojame, nes dažnai dirbame su skaičiais ir formulėmis. Tačiau kartais reikia patikrinti, ar nepadarėte rašybos klaidų kurdami ataskaitas ir duomenų rinkinius, kuriuose gali būti tekstai, pvz., stulpelių ir eilučių etiketės, arba visame darbalapyje. Sužinokime, kaip atlikti rašybos tikrinimą viename langelyje, keliuose langeliuose, visame darbalapyje, keliuose darbalapiuose vienu metu arba visoje darbaknygėje.
Kaip atlikti rašybos tikrinimą programoje Excel
Galite lengvai patikrinti rašybą naudodami „Microsoft Excel“ atlikdami šiuos veiksmus:
Yra du būdai, kaip paleisti rašybos tikrinimo funkciją programoje „Excel“. Įrankį galite pasiekti naudodami „Excel“ juostelę arba sparčiuosius klavišus.
Pirmiausia atidarykite skaičiuoklę su kai kuriomis rašybos klaidomis ir pasirinkite bet kurį langelį. Eikite į skirtuką „Peržiūra“, spustelėkite mygtuką „Rašyba“, esantį kairėje „Excel“ juostelės tikrinimo grupėje.
Arba taip pat galite paspausti spartųjį klavišą F7, kad atidarytumėte Rašybos dialogo langą. Jei skaičiuoklėje pasirinksite bet kurį vieną langelį, „Excel“ automatiškai patikrins, ar visoje dabartinėje skaičiuoklėje nėra rašybos klaidų.
Bet kuriuo atveju bus atidarytas rašybos dialogo langas. „Excel“ pradės tikrinti rašybos klaidas jūsų darbalapyje ir pateiks teisingos rašybos pasiūlymus.
Rašybos dialogo lange pasirinkite pasiūlymą iš laukelio „Pasiūlymai“ ir spustelėkite mygtuką „Keisti“, kad ištaisytumėte klaidingą žodžio rašybą. Ištaisius šią rašybą, bus pereinama prie kitos klaidos. Šis laukelis bus rodomas tik tiems langeliams, kuriuose yra klaidingai parašytų žodžių. Čia mes pasirinksime pirmąjį žodį „Tikimybė“ iš pasiūlymų sąrašo, kad pakeistume klaidingai parašytą žodį „Tikimybė“ ir spustelėkite mygtuką „Keisti“.
Ištaisius visą rašybą, „Excel“ parodys „Rašybos tikrinimas baigtas“. Jūs gerai eiti“ pranešimas. Norėdami tęsti, raginimo laukelyje spustelėkite „Gerai“.
„Excel“ parodys dialogo langą „Rašyba“, tik jei lape bus rasta klaidų. Jei klaida nerasta, „Excel“ parodys tą patį aukščiau esantį pranešimą.
Jei rašybos tikrinimo funkcija neveikia (t. y. mygtukas „Rašyba“, esantis skirtuke „Peržiūra“ yra pilkas, tikriausiai taip yra dėl to, kad jūsų skaičiuoklė yra apsaugota. Prieš tikrindami, ar nėra rašybos klaidų, darbalapį „nuimkite“.
Įvairios rašybos dialogo lango parinktys
Prieš išmokdami patikrinti langelių, visų darbalapių, kelių darbalapių ar visos darbaknygės rašybą, turėtume suprasti skirtingas dialogo lango Rašyba parinktis ir kaip jas tinkinti. Taisydami žodžius turite pasirinkti tinkamas parinktis.
Toliau pateikiamos kai kurios funkcijos, kurias matysite dialogo lange Rašyba:
- Ignoruoti vieną kartą – Kai tikrinant rašybą aptinkamas žodis, kurį ji identifikuoja kaip klaidą, o žodis iš tikrųjų tinka jūsų tikslams, spustelėkite mygtuką „Ignoruoti vieną kartą“, kad nepaisytumėte dabartinio rašybos tikrinimo klaidos pasiūlymo. Pvz. Vardai, adresai ir kt.
- Ignoruoti visus – Spustelėkite šią parinktį, jei norite nepaisyti visų dabartinių klaidingai parašytų žodžių atvejų ir išlaikyti pradines reikšmes. Pavyzdžiui, jei tas pats pavadinimas kartojasi kelis kartus, spustelėjus šią parinktį visi žodžiai bus praleisti jų nepakeitus ir sutaupysite laiko.
- Įtraukti į žodyną – Jei „Excel“ dabartinį žodį laiko klaida, tačiau jis yra teisingas ir gana dažnai vartojamas žodis, tuomet galite įtraukti šį klaidingai parašytą žodį į „Microsoft Excel“ žodyną, jei tik jis vartojamas teisingai. Dėl to žodis bus įtrauktas į MS žodyną ir ateityje nebus pažymėtas kaip klaida jokioje darbaknygėje ir kituose „Microsoft“ produktuose.
- Keisti – Kai aptinkama rašybos tikrinimo klaida, „Excel“ parodys pasiūlymų sąrašą. Pasirinkite vieną iš siūlomų žodžių ir spustelėkite šį mygtuką, kad pakeistumėte šiuo metu pasirinktą klaidingai parašytą žodį teisingu.
- Keisti viską – Ši parinktis visus neteisingai parašyto žodžio atvejus, taip pat dabartinį žodį, pakeis pasirinktu pasiūlymu.
- Automatinis taisymas – Spustelėjus šią parinktį „Excel“ leis automatiškai ištaisyti klaidingai parašytą žodį pagal jūsų pasirinktą pasiūlymą. Be to, jis įtrauks žodį į automatinio taisymo sąrašą, o tai reiškia, kad jei ateityje įvesite tą patį klaidingai parašytą žodį, „Excel“ automatiškai konvertuos jį į pasirinktą pasiūlymą.
- Žodyno kalba – „Excel“ žodyno kalbą galite pakeisti naudodami šį išskleidžiamąjį meniu.
- Galimybės – Šis mygtukas nukreips jus į „Excel“ parinktis, kur galėsite peržiūrėti arba atitinkamai pakeisti numatytuosius rašybos tikrinimo nustatymus.
- Anuliuoti paskutinį – Spustelėkite šį mygtuką, kad atšauktumėte paskutinį veiksmą.
„Excel“ rašybos tikrinimo nustatymų tinkinimas
Jei norite pakeisti numatytuosius „Excel“ rašybos tikrinimo nustatymus, dialogo lange „Rašyba“ spustelėkite „Parinktys“ arba eikite į skirtuką „Failas“ ir spustelėkite „Parinktys“.
„Excel“ parinkčių skirtuke „Tikrinimas“ rasite numatytuosius rašybos tikrinimo nustatymus, kuriuos galite tinkinti pagal savo poreikius ir reikalavimus.
„Excel“ nepaiso žodžių, rašomų didžiosiomis raidėmis (HEETHEN), teksto, kuriame yra skaičiai (Rage123), IP / failų adresų arba interneto kodų, ir jie nebus laikomi klaida. Be to, jis pažymi pasikartojančius žodžius kaip klaidą. Pvz., jei įvesite „Pasveikink mano mažąjį draugą“, jis bus pažymėtas, papildomas „kam“ kaip klaida. Jei norite, galite įjungti arba išjungti šias parinktis.
Jei norite pridėti arba redaguoti „Excel“ žodyną, spustelėkite parinktį „Tinkinti žodynai“.
Tada, norėdami redaguoti žodžių sąrašą tinkintuose žodynuose, žodynų sąraše pasirinkite „CUSTOM.DIC“ ir spustelėkite mygtuką „Redaguoti žodžių sąrašą...“.
Įveskite žodį, kurį norite įtraukti į žodyną, lauke „Word(s):“ ir spustelėkite „Pridėti“. Jei norite pašalinti iš sąrašo jau pridėtą žodį, pasirinkite žodį ir spustelėkite „Ištrinti“ arba „Ištrinti viską“, kad pašalintumėte visus žodžius. Tada du kartus spustelėkite „Gerai“, kad uždarytumėte abu dialogo langus.
Be to, joks žodis, įtrauktas į pasirinktinius žodynus, nebus pažymėtas kaip klaida jokiuose kituose „Microsoft“ produktuose. Jei įtraukėte žodį į pasirinktinį „Excel“ žodyną, jis nebus laikomas „Word“ ar „Powerpoint“ klaida ir atvirkščiai.
Jei norite pakeisti automatinio taisymo nustatymus, „Excel“ parinktyse spustelėkite „Automatinio taisymo parinktys“.
Čia galite tinkinti automatinio taisymo nustatymus.
Rašydami tekstą dažnai galite kelis kartus klaidingai parašyti kai kuriuos žodžius darbalapyje. Galite ištaisyti šias klaidas įtraukę tuos žodžius į automatinio taisymo sąrašą. Tokiu būdu „Excel“ automatiškai pataisys šiuos žodžius, kol rašysite.
Norėdami tai padaryti, skiltyje „Pakeisti“ įveskite neteisingai parašytą žodį ir pasirinkite teisingą žodį iš žemiau esančio sąrašo arba įveskite jį skiltyje „Su“. Tada spustelėkite „Gerai“, kad pritaikytumėte.
Vieno langelio / teksto rašybos tikrinimas programoje „Excel“.
„Excel“ leidžia patikrinti, ar vienoje langelio reikšmėje („Word“) nėra rašybos klaidų.
Norėdami patikrinti bet kurio atskiro langelio rašybą Excel dokumente, pažymėkite langelį ir dukart spustelėkite jį arba paspauskite F2, kad įjungtumėte redagavimo režimą. Įsitikinkite, kad langelyje esate redagavimo režimu. Jei naudojate redagavimo režimą, langelyje bus rodomas teksto žymeklis, o apatiniame kairiajame „Excel“ lango kampe esančioje būsenos juostoje – „Redaguoti“ (kaip parodyta toliau).
Tada spustelėkite mygtuką „Rašyba“ skirtuke „Peržiūra“ arba paspauskite F7.
Jei „Excel“ randa rašybos klaidų, bus rodomas pasiūlymų laukelis, priešingu atveju bus rodomas pranešimas su pranešimu „Rašybos tikrinimas baigtas“.
Pasirinkite tinkamą žodį ir spustelėkite „Keisti“, kad pataisytumėte rašybą. Tada dialogo lange Rašybos tikrinimas baigtas spustelėkite „Gerai“.
Kelių langelių / žodžių rašybos tikrinimas viename darbalapyje
Jei norite patikrinti kelių langelių rašybą kartu, tai galite padaryti pasirinkę tik tuos langelius ir naudodami dialogo langą Rašyba. Šis metodas yra naudingas, kai norite praleisti vardo ar adreso stulpelį, kad nebūtų tikrinamos klaidos, nes vardai ir adresai paprastai pažymimi kaip rašybos klaidos.
Pirmiausia pasirinkite langelius arba diapazonus, stulpelius ar eilutes, kurių rašybą norite patikrinti. Jei pasirenkate gretimus langelius, tiesiog naudokite pelės vilkimą arba Shift + rodyklių klavišus, kad pasirinktumėte.
Jei norite pažymėti ne gretimus langelius (ląsteles, kurios nėra viena šalia kitos), galite paspausti ir palaikyti klavišą Ctrl ir spustelėti langelius, kuriuos norite pasirinkti. Jei norite pasirinkti daug langelių, paspauskite ir atleiskite Shift + F8, tada spustelėkite tiek langelių, kiek norite jų pažymėti. Tada dar kartą paspauskite Shift + F8, kad išjungtumėte pasirinkimo režimą.
Pasirinkę langelius, pereikite į skirtuką „Peržiūra“ ir juostelėje pasirinkite „Rašyba“ arba paspauskite F7.
Pasirodys dialogo langas „Rašyba“ su pasiūlymais pakeisti pirmąjį klaidingai parašytą žodį (jei „Excel“ jį rado) pasirinktuose langeliuose arba diapazonuose.
Tada pasirinkite teisingą pasiūlymą, spustelėkite parinktį „Keisti“ arba naudokite „Automatinis taisymas“, kad automatiškai pasirinktumėte teisingą rašybą ir pereitumėte prie kito klaidingai parašyto žodžio.
Arba taip pat galite spustelėti „Ignoruoti vieną kartą“, kad atsisakytumėte pasiūlymo ir pereitumėte prie kito klaidingai parašyto žodžio.
Kai pirmasis neteisingai parašytas žodis bus ištaisytas, tame pačiame dialogo lange bus rodomi kito klaidingai parašyto žodžio pasiūlymai. Pasirinkite tinkamas parinktis, kad ištaisytumėte klaidą. Panašiai galite ištaisyti visus neteisingai parašytus žodžius po vieną.
Ištaisę visus klaidingai parašytus žodžius, pamatysite raginimą „sėkmės“.
Tikrinkite viso darbalapio rašybą
Norėdami patikrinti viso darbalapio rašybą programoje „Excel“, pažymėkite bet kurį darbalapio langelį, kurį norite patikrinti, arba spustelėkite darbalapio skirtuką, kuriame norite atlikti rašybos tikrinimą, ir spustelėkite parinktį „Rašyba“ (arba paspauskite F7 ) skirtuke „Peržiūra“.
„Excel“ pradės tikrinti, ar nėra klaidų, ir pateiks pasiūlymus jas ištaisyti.
Kai paleidžiate rašybos tikrinimą, ji tikrina rašybą nuo šiuo metu pasirinkto langelio ir toliau iki darbalapio pabaigos. Jei pasirinksite langelį A1, „Excel“ pradės tikrinti visus pirmosios eilutės langelius (iš kairės į dešinę), tada pereis į antrą eilutę ir patikrins visus antrosios eilutės langelius (iš kairės į dešinę), o tada pereis į trečia eilutė ir pan.
Pavyzdžiui, jei pasirinksite A4, jis tiesiog eis per visus 4 eilutės langelius (horizontaliai), o tada eilutes po ja. Patikrinus, ar nėra visų langelių po A4, „Excel“ parodys raginimo laukelį „Ar norite tęsti tikrinimą lapo pradžioje?“. Spustelėkite „Taip“, jei norite tęsti rašybos tikrinimą nuo pat pradžių, kaip parodyta toliau.
Tikrinkite kelių lapų rašybą vienu metu
Programoje „Excel“ galite kartu patikrinti kelių darbalapių rašybą. Štai kaip:
Norėdami patikrinti kelių darbalapių rašybą, paspauskite ir palaikykite klavišą Ctrl ir pasirinkite kelis lapo skirtukus, kuriuos norite patikrinti. Pradėkite rašybos tikrinimą spustelėdami mygtuką „Rašyba“, esantį skirtuke „Peržiūra“, arba paspausdami F7.
Taip prasidės rašybos tikrinimo procesas ir po vieną dialogo lange pasirodys visos klaidos.
Pasirinkite tinkamas parinktis, kad ištaisytumėte visas klaidas, ir dialogo langas paragins jus informuoti patvirtinimo pranešimu.
Vienu metu patikrinkite visų darbaknygės darbalapių rašybą
Jei darbaknygėje yra daug darbalapių, galite lengvai patikrinti jų visų rašybą vienu kartu.
Norėdami patikrinti visų darbaknygės darbalapių rašybą, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurio darbalapio skirtuką ir kontekstiniame meniu pasirinkite „Pasirinkti visus lapus“.
Taip bus pasirinkti visi darbaknygės darbalapiai. Tada paspauskite F7 arba spustelėkite mygtuką „Rašyba“, esantį skirtuke „Peržiūra“. Pasirinkus visus darbalapius, visi skirtukai bus rodomi baltame fone, kaip parodyta toliau.
Dabar „Excel“ patikrins visų darbaknygės darbalapių rašybą.
Žodžių rašybos tikrinimas formulėje
Jei bandysite patikrinti tekstą, kuris yra formulės dalis, jis neveiks ir rašybos tikrinimas bus paleistas į darbalapio pradžią. Redagavimo režimu galite patikrinti tik tekstą, esantį formulės apvalkale.
Jei norite patikrinti formulėje esančių žodžių rašybą, dukart spustelėkite langelį su formule arba formulės juostoje pasirinkite žodžius formulėje. Tada paspauskite F7 arba spustelėkite mygtuką „Rašyba“, esantį skirtuke „Peržiūra“, kad paleistumėte rašybos tikrinimą.
Pažymėkite rašybos klaidas naudodami Excel VBA makrokomandą
Netgi galite naudoti „Excel“ makrokomandą, kad rastumėte ir paryškintumėte neteisingai parašytus žodžius dabartiniame darbalapyje. Norėdami tai padaryti, VBA redaktoriuje turite sukurti makrokomandą. Štai kaip tai darote:
Pirmiausia atidarykite darbalapį, kuriame norite paryškinti neteisingai parašytus žodžius. Tada spustelėkite mygtuką „Visual Basic“, esantį skirtuke „Kūrėjas“, arba paspauskite spartųjį klavišą Alt + F11, kad atidarytumėte „Excel VBA“ rengyklę.
„Microsoft VBA“ rengyklėje spustelėkite meniu „Įterpti“ ir pasirinkite parinktį „Modulis“.
Tada nukopijuokite ir įklijuokite šį kodą modulio rengyklėje:
Sub ColorNespelledCells() Kiekvienam cl ActiveSheet.Naudojamas diapazonas, jei ne Application.Check Spelling(Word:=cl.Text) Tada _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Kitas cl Pabaiga SubĮklijavę kodą, įrankių juostoje spustelėkite mygtuką „Vykdyti“ arba paspauskite klavišą „F5“, kad paleistumėte makrokomandą.
Kai paleisite makrokomandą, patikrinkite darbalapį. Ir visos ląstelės su neteisingai parašytais žodžiais būtų paryškintos, kaip parodyta toliau.
Tai viskas, ką reikia žinoti apie rašybos tikrinimą programoje „Excel“.