Suplanuokite svarbius susitikimus, kad visi nariai galėtų dalyvauti
Bendradarbiavimo platformos, tokios kaip „Microsoft Teams“, visiškai pakeitė nuotolinio darbo žaidimą ir teisingai. Dėl puikių šių platformų funkcijų daugelis organizacijų pereina nuo el. laiškų prie programų, pvz., „Microsoft Teams“, kad galėtų bendrauti su kolegomis.
Viena iš tokių „Microsoft Teams“ siūlomų funkcijų, kurias mėgsta vartotojai visame pasaulyje, yra galimybė platformoje rengti suplanuotus susitikimus. Be ad hoc susitikimų, vartotojai taip pat gali planuoti susitikimus. Anksčiau tik „Microsoft 365 Business“ prenumeratoriai galėjo surengti suplanuotus privačius arba kanalo susitikimus. Tačiau dabar „Microsoft“ taip pat pridėjo parinktį „Microsoft Teams Free“ vartotojams. O suplanuoti susitikimus Teams su organizacijos nariais ir pašaliniais asmenimis (paprastai žinomais kaip svečiais Microsoft Teams susitikimų pasaulyje) yra taip paprasta, kaip tik gali būti.
Kaip suplanuoti susitikimą, jei esate „Microsoft Teams“ nemokamas vartotojas
Atidarykite „Microsoft Teams“ darbalaukio programą arba eikite į teams.microsoft.com. Kairėje esančioje naršymo juostoje pasirinkite parinktį „Susitikimai“.
Pastaba: Jei nėra parinkties „Susitikimai“, pabandykite atnaujinti „Microsoft Teams“ darbalaukio programą, nes naujoji parinktis tik pradėta diegti. Jei atnaujinant į naujausią versiją ši parinktis vis tiek nerodoma, belieka palaukti, kol funkcija bus įdiegta.
Atsidarys skirtukas Susitikimai. Pamatysite dvi parinktis: „Susitikti dabar“ ir „Suplanuoti susitikimą“. Spustelėkite „Suplanuoti susitikimą“, kad atidarytumėte planavimo langą.
Suteikite savo susitikimui pavadinimą ir nurodykite susitikimo trukmės datą bei laiką. Tada spustelėkite mygtuką „Tvarkaraštis“.
Komandos suplanuos susitikimą. Ekrane bus rodomos kelios kvietimo bendrinimo parinktys. Galite bendrinti susitikimo informaciją nukopijuodami ją ir išsiųsdami nuorodą el. paštu arba bet kuria susirašinėjimo programa, arba galite išsiųsti kvietimą naudodami „Google“ kalendorių arba „Outlook“ kalendorių, sukurdami įvykį. Pasirinkite norimą variantą.
Svarbi pastaba: Nepraleiskite šio veiksmo bent jau nenukopijavę susitikimo informacijos. Kai uždarysite šį langą, daugiau nebegalėsite pasiekti informacijos. Taip pat turėtumėte turėti patogią susitikimo nuorodą, jei pasirinkote nekurti kalendoriaus įvykio, nes šiuo metu Microsoft Teams neturi integruoto kalendoriaus, kad nemokami vartotojai galėtų sekti suplanuotus susitikimus. Tai yra, jei praleisite šį veiksmą, negalėsite prisijungti prie susitikimo ar pakviesti kitų į ką tik suplanuotą susitikimą.
Šiuo metu nemokami vartotojai suplanuotus susitikimus gali surengti tik privačiai, o ne kanaluose. Taigi prie susitikimo gali prisijungti tik žmonės, turintys kvietimo į susitikimą nuorodą.
Kaip suplanuoti susitikimą, jei esate „Microsoft 365“ verslo vartotojas
„Microsoft 365 Business“ prenumeratoriai gali suplanuoti susitikimą naudodami „Microsoft Teams“ programą arba jie taip pat gali naudoti „Outlook“, kad suplanuotų susitikimą programoje „Teams“.
Suplanuokite susitikimą iš „Microsoft Teams“.
Atidarykite „Microsoft Teams“ darbalaukio programą arba eikite į teams.microsoft.com ir prisijunkite naudodami „Microsoft“ paskyrą. Tada kairėje esančioje naršymo juostoje pasirinkite parinktį „Kalendorius“.
Norėdami suplanuoti susitikimą, kalendoriuje spustelėkite mygtuką „Naujas susitikimas“.
Atsidarys naujo susitikimo kūrimo ekranas. Pridėkite susitikimo pavadinimą ir įveskite dalyvių vardus laukelyje „Pridėti būtinų dalyvių“, kad pakviestumėte žmones.
Jei norite, kad prie susitikimo prisijungtų jūsų organizacijai nepriklausantis asmuo, laukelyje įveskite jo el. pašto adresą, kad išsiųstumėte kvietimo į susitikimą nuorodą.
Pridėję visus dalyvius, nustatykite susitikimo laiką. Taip pat galite naudoti „Planavimo asistentą“, kad rastumėte laisvo laiko kiekvieno kalendoriuje ir nustatytumėte visiems tinkantį susitikimo laiką.
„Microsoft Teams“ taip pat leidžia susitikimą pakartoti tam tikru grafiku. Išskleidžiamajame meniu pasirinkite atitinkamą parinktį. Jei nenorite pakartoti susitikimo, palikite nustatymą į „Nepasikartoja“.
Kitas yra nustatymas „Pridėti kanalą“, kuris nustato susitikimo privatumo nustatymus. Palikite jį tuščią, kad susitikimas liktų privatus. Norėdami atidaryti susitikimą komandos nariams, pasirinkite kanalą. Taip pat galite pasirinkti kelis susitikimo kanalus.
Susitikimas bus paskelbtas pasirinktame kanale, esančiame skirtuke „Įrašai“, kur komandos nariai galės nustatyti darbotvarkes, bendrinti failus arba pridėti savo komentarų.
Norėdami suplanuoti susitikimą, spustelėkite mygtuką „Siųsti“ arba „Išsaugoti“ (atsižvelgiant į tai, kas rodoma, atsižvelgiant į tai, ar sąraše yra dalyvių).
Suplanuokite komandos susitikimą naudodami „Outlook“.
Vartotojai taip pat gali suplanuoti Teams susitikimą iš Microsoft Outlook. Atidarykite „Outlook“ programą ir perjunkite į kalendoriaus rodinį. Norėdami perjungti, spustelėkite piktogramą „Kalendorius“, esančią kairiosios naršymo srities apačioje.
Pagal numatytuosius nustatymus „Microsoft Teams“ turi „Outlook“ priedą. „Outlook“ kalendoriaus rodinyje spustelėkite „Naujų komandų susitikimas“.
Atsidarys susitikimo planavimo ekranas. Nustatykite susitikimo pavadinimą, pridėkite dalyvius, kuriems siųsti kvietimus į susitikimą, nustatykite susitikimo laiką ir spustelėkite mygtuką „Siųsti“, kad išsiųstumėte kvietimą į susitikimą.
Pastaba: Šiuo metu vartotojai gali planuoti susitikimus naudodami „Outlook“, bet negali jų turėti jokiuose kanaluose.
Susitikimus „Microsoft Teams“ rengti labai patogu. Vartotojai gali planuoti susitikimus iš „Microsoft Teams“ arba naudodami „Outlook“ programą. Teams naudotojai, turintys „Microsoft 365 Business“ prenumeratą, taip pat gali naudoti planavimo asistentą, kuris leidžia vartotojams rasti susitikimui tinkamą laiką.
„Microsoft Teams Free“ naudotojų planavimo priemonė šiuo metu yra gana paprasta, tačiau, atsižvelgiant į tai, kad tai naujai įdiegta funkcija, artimiausiais mėnesiais ji gali būti atnaujinta. Taip pat galite išsiųsti kvietimo nuorodą žmonėms, kurie nepriklauso jūsų organizacijai, kad jie galėtų prisijungti prie susitikimo kaip „svečiai“.