Lengvai pakvieskite dalyvius į suplanuotus „Microsoft Teams“ susitikimus ir stebėkite jų atsakymus.
Virtualūs susitikimai gali būti varginantys. Visi tai žino. Taigi jūs, kaip susitikimo vedėjas, esate atsakingi už tai, kad procesas būtų kuo sklandesnis. Didžiulė to dalis priklauso nuo to, kad nereikia nuolat rengti ekspromtų susitikimų.
Kiekvienas turi daug dalykų savo kalendoriuje. Iš anksto susitarti yra ne tik dėmesinga, bet ir profesionalu. Laimei, labai lengva pakviesti žmones į „Microsoft Teams“ susitikimus. Kai suplanuojate susitikimą Microsoft Teams, galite iš karto pakviesti žmones į susitikimą.
Pastaba: „Microsoft Teams Free“ ir asmeninėse paskyrose nėra galimybės įtraukti dalyvių planuojant susitikimą. Susitikimo nuorodą turite išsiųsti rankiniu būdu. Parinktis siųsti kvietimus į susitikimą galima tik „Microsoft 365“ paskyrose.
Kairėje esančiame naršymo skydelyje eikite į skirtuką „Kalendorius“.
Viršutiniame dešiniajame ekrano kampe spustelėkite mygtuką „Naujas susitikimas“. Atsidarys planavimo langas.
Suteikite susitikimui pavadinimą ir pasirinkite įvykio laiką bei datą. Tada eikite į „Pridėti būtinų dalyvių“, kad pridėtumėte žmones, kuriuos norite pakviesti į susitikimą. Galite pakviesti naudotojus tiek iš organizacijos, tiek už jos ribų.
Norėdami pakviesti naudotojų iš savo organizacijos, įveskite jų vardus. Komandos pateiks pasiūlymus iš jūsų organizacijos narių. Spustelėkite jų vardą, kad juos pridėtumėte.
Norėdami pakviesti naudotojų iš jūsų organizacijos ribų, turėsite įvesti visą asmens el. pašto adresą. Įvedę el. pašto adresą paspauskite įvesties klavišą arba spustelėkite pasiūlymą „Pakviesti“, kad įtrauktumėte juos į susitikimo dalyvius.
Vartotojams, kurių dalyvavimas nebūtinas, teksto laukelio pabaigoje spustelėkite mygtuką „Pasirenkama“.
Išplės naujas laukas. Įveskite pasirenkamus dalyvius čia panašiai, kaip darėte su privalomaisiais dalyviais. Organizacijos nariams įveskite jų vardą ir pasirinkite jį iš komandų pasiūlymų. Nariams, nepriklausantiems jūsų organizacijai, įveskite visą el. pašto adresą.
Teams taip pat turi planavimo asistentą, leidžiantį palyginti savo kalendorių su kitų dalyvių kalendoriais (bet kam jis prieinamas), kad rastumėte visiems tinkantį laiką. Eikite į skirtuką „Planavimo asistentas“, kad gautumėte „Teams“ pagalbos ieškant tinkamo laiko.
Įvedę visą informaciją susitikimo planuotojo lange, spustelėkite mygtuką „Siųsti“.
Kvietimas bus išsiųstas visiems susitikimo dalyviams (būtina ir neprivaloma) arba į jų „Outlook“ pašto dėžutę (žmonėms iš organizacijos) arba į jų el. pašto adresą (pašaliniams). Vartotojai gali atsakyti į susitikimą ir įtraukti jį į savo kalendorių naudodami jūsų išsiųstą kvietimą.
Jų atsakymus galite pamatyti išsamioje susitikimo informacijoje. Norėdami pamatyti išsamią susitikimo informaciją, dukart spustelėkite susitikimą kalendoriuje. „Stebėjimo“ skydelis yra dešinėje, kuriame rodoma kiekvieno atsakymo būsena.
Taip pat iš pradžių suplanavę susitikimą galite pakviesti į susitikimą daugiau žmonių. Atidarykite išsamią susitikimo informaciją kalendoriuje dukart spustelėdami jį arba perdangos meniu pasirinkę „Redaguoti“.
Tada pridėkite dalyvių vardus arba el. pašto adresus skiltyje „Būtina“ arba „Neprivaloma“ ir spustelėkite mygtuką „Siųsti naujinį“. Naudotojai, kurie jau buvo įtraukti, taip pat vėl gaus kvietimą.
Taip pat galite atšaukti susitikimą ir visi gaus el. laišką su atnaujinimu, kad susitikimas atšauktas.
Atidarykite išsamią susitikimo informaciją ir spustelėkite mygtuką „Atšaukti susitikimą“, esantį viršutiniame kairiajame susitikimo informacijos įrankių juostos kampe.
Atsiras dialogo langas. Galite pridėti atšaukimo pastabą, jei turite pranešimą, kurį norite perduoti dalyviams. Kitu atveju tiesiog spustelėkite mygtuką „Atšaukti susitikimą“.
Ir štai. Išsiuntinėti kvietimus į „Microsoft Teams“ susitikimą yra paprastas dalykas. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai įtraukti norimus pakviesti vartotojus prie susitikimų planavimo priemonės. „Microsoft“ taip pat labai lengva stebėti jūsų kvietimų būseną arba visiškai atšaukti susitikimą.